Xero no tiene un botón para exportarlo todo de una vez. Cada área tiene su propia exportación, y algunas cosas, como los presupuestos o cotizaciones (quotes) y las órdenes de compra, no se pueden exportar. Esta guía explica dónde está cada exportación, qué formato obtienes y los límites que suelen dar problemas.
La interfaz de Xero solo está en inglés, así que dejamos los nombres de menús y botones en inglés, tal como aparecen en pantalla.
Respuesta rápida
| Datos | Dónde | Formato |
|---|---|---|
| Informes (pérdidas y ganancias, balance, cuentas por cobrar…) | Reporting > All reports > abre el informe > Export | PDF, Excel, Google Sheets |
| Facturas de venta | Sales > Invoices > Export | CSV, máximo 500 por exportación |
| Facturas de proveedores (bills) | Purchases > Bills > icono de menú > Export bills | CSV, máximo 500 por exportación |
| Contactos | Contacts > elige un grupo > icono de menú > Export | CSV |
| Plan de cuentas | Accounting > Chart of accounts | CSV |
| Productos y servicios | Sales > Products and services > Export | CSV o PDF |
| Activos fijos | Accounting > Fixed assets > icono de menú > Export | CSV |
| Movimientos bancarios | Informe Account Transactions, filtrado por cuentas bancarias | PDF, Excel, Google Sheets |
| Todas las transacciones | Informe Account Transactions | PDF, Excel, Google Sheets |
| Libro mayor para otro programa | Accounting > Accounting settings > Export accounting data | Según el programa de destino, p. ej. TXT, CSV o MYE |
Lo que puedes exportar depende de tu rol de usuario. Un administrador puede usar todas las exportaciones de esta guía.
Informes
Abre cualquier informe desde Reporting > All reports, elige las fechas y opciones y pulsa Export: PDF, Excel o Google Sheets. Los informes guardados en las pestañas Custom, Drafts, Published o Archived se pueden exportar directamente desde la lista con el icono de menú junto al nombre.
Dos detalles: los archivos de Excel de informes con fórmulas pueden mostrar 0.00 hasta que pulses Habilitar edición en Excel. Y la exportación a Google Sheets conecta tu Google Drive con Xero; puedes quitar esa conexión más tarde desde tu cuenta de Google.
Facturas de venta y de proveedores
Para las facturas de venta, ve a Sales > Invoices, elige una pestaña de estado, filtra por fecha si quieres y pulsa Export. Para las facturas de proveedores, ve a Purchases > Bills, icono de menú junto a New Bill > Export bills. Las notas de crédito, los anticipos (prepayments) y los pagos en exceso (overpayments) se exportan igual.
- 500 por exportación. Cada exportación incluye como máximo 500 transacciones. Si tienes más, exporta por lotes, separando por estado o por rango de fechas.
- Una fila por cada línea de la factura. El CSV sigue el formato de importación de Xero: una factura con tres líneas ocupa tres filas.
- Las plantillas de facturas recurrentes (repeating invoices) no se pueden exportar.
Si quieres una lista legible en lugar de un archivo de importación, los informes Receivable Invoice Detail y Payable Invoice Detail se exportan a PDF, Excel o Google Sheets.
Contactos
Ve a Contacts, elige un grupo como Customers o Suppliers, pulsa el icono de menú arriba a la derecha y elige Export. El CSV tiene las mismas columnas que la plantilla de importación de contactos. El grupo Employees no se puede exportar; si exportas desde ahí obtienes todos los contactos excepto los empleados.
Plan de cuentas, productos y activos fijos
- Plan de cuentas: desde Accounting > Chart of accounts, exporta a CSV.
- Productos y servicios: Sales > Products and services > Export, en CSV o PDF. Los filtros (activos, archivados, con inventario) se aplican al CSV.
- Activos fijos: Accounting > Fixed assets, icono de menú > Export. Solo administradores. La exportación incluye siempre el registro completo, también los activos dados de baja, aunque hayas filtrado la lista.
Movimientos bancarios
Xero no tiene una exportación masiva de extractos bancarios como tal. Dos caminos cubren casi todo:
- Todos los movimientos bancarios: ejecuta el informe Account Transactions filtrado por tus cuentas bancarias y expórtalo.
- Líneas sin conciliar: Accounting > Bank accounts, icono de menú > Uncoded statement lines, elige la cuenta y las fechas y exporta a PDF o CSV.
Todas las transacciones: el libro mayor
Para obtener la lista completa de transacciones, Xero recomienda el informe Account Transactions. Si la organización usa más de una moneda, añade las columnas de moneda extranjera. En All reports también están General Ledger Summary, General Ledger Detail y Journal Report.
Si vas a pasar la contabilidad a otro programa, los administradores pueden usar Accounting > Accounting settings > Export accounting data: eliges el programa de destino y el rango de fechas, y Xero genera un archivo en el formato de ese programa, como TXT, CSV o MYE.
Nóminas
Los informes de nómina tienen su propio menú Export. Los datos de un empleado (datos laborales, impuestos y pensión) se descargan en CSV desde Payroll > Employees, de uno en uno. Lo demás depende de la nómina de cada país. Para un registro anual, Xero sugiere el informe Pay Run by Employee.
Presupuestos y órdenes de compra
Ninguno de los dos tiene botón de exportación. Para los presupuestos, personal de Xero ha sugerido en su foro Product Ideas usar el informe Receivable Invoice Detail con la opción de detalles de presupuestos activada, y exportarlo.
Si dejas Xero: qué exportar
Xero hace copias de seguridad de tus datos, pero indica que guardar tus propios registros es responsabilidad tuya. Para tener una copia completa antes de cancelar, Xero recomienda exportar:
- Plan de cuentas, contactos, facturas de venta y de proveedores y registro de activos fijos
- Balance Sheet y Profit and Loss de cada año
- Trial Balance, incluidos periodos anteriores
- Account Transactions (todas las transacciones)
- Receivable Invoice Detail y Payable Invoice Detail
- Informes de impuestos de cada periodo declarado
- Pay Run by Employee de cada año, Fixed Asset Reconciliation, Inventory Item List y Bank Reconciliation
Los planes de pago tienen un mes de preaviso al cancelar: se te cobra ese mes y sigues teniendo acceso hasta que termina.
JSON, bases de datos SQL y la API de Xero
Ninguna exportación dentro de Xero genera JSON, y no hay exportación directa a PostgreSQL, MySQL o SQL Server. Para eso se usa la API de Xero, que devuelve JSON si envías la cabecera Accept: application/json (la Accounting API usa XML por defecto). Registra una app en developer.xero.com, conéctala a tu organización con OAuth 2.0 y llama a los endpoints que necesites (facturas, contactos, movimientos bancarios, informes) para guardar los resultados en archivos o en una base de datos.
Ten en cuenta los límites: 60 llamadas por minuto por organización (máximo 5 a la vez) y un tope diario por organización de 1000 llamadas en el nivel gratuito Starter para desarrolladores, o 5000 en los niveles de pago. Si prefieres no programar ni mantener la sincronización, varias apps de la Xero App Store copian los datos de Xero a una base de datos o a una herramienta de BI de forma periódica; comprueba qué bases de datos admite cada una.
Exportar los mismos informes cada mes
Todas las exportaciones anteriores son manuales. Xero todavía no puede enviar un informe por email de forma programada; la petición figura como «In discovery» en el foro Product Ideas de Xero. Si exportas los mismos informes cada semana o cada mes, Reportpost puede enviarlos por email automáticamente en PDF, Excel o CSV: pérdidas y ganancias, balance, balance de comprobación, cuentas por cobrar y por pagar, facturas de venta y de proveedores pendientes de pago, resumen bancario y más. La aplicación está en inglés; puedes probar la demo sin conectar Xero.
Esta guía también está en inglés, con enlaces a guías relacionadas sobre Excel, Power BI y OneDrive.