Xero n'a pas de bouton pour tout exporter d'un coup. Chaque module a son propre export, et certaines choses, comme les devis (quotes) et les bons de commande, ne s'exportent pas du tout. Ce guide indique où se trouve chaque export, le format obtenu et les limites qui posent souvent problème.
L'interface de Xero n'existe qu'en anglais : nous laissons donc les noms des menus et des boutons en anglais, tels qu'ils apparaissent à l'écran.
En bref
| Données | Où | Format |
|---|---|---|
| Rapports (compte de résultat, bilan, balance âgée clients…) | Reporting > All reports > ouvrir le rapport > Export | PDF, Excel, Google Sheets |
| Factures clients | Sales > Invoices > Export | CSV, 500 au maximum par export |
| Factures fournisseurs (bills) | Purchases > Bills > icône de menu > Export bills | CSV, 500 au maximum par export |
| Contacts | Contacts > choisir un groupe > icône de menu > Export | CSV |
| Plan comptable | Accounting > Chart of accounts | CSV |
| Produits et services | Sales > Products and services > Export | CSV ou PDF |
| Immobilisations | Accounting > Fixed assets > icône de menu > Export | CSV |
| Opérations bancaires | Rapport Account Transactions, filtré sur les comptes bancaires | PDF, Excel, Google Sheets |
| Toutes les écritures | Rapport Account Transactions | PDF, Excel, Google Sheets |
| Grand livre pour un autre logiciel | Accounting > Accounting settings > Export accounting data | Selon le logiciel cible, par ex. TXT, CSV ou MYE |
Ce que vous pouvez exporter dépend de votre rôle utilisateur. Un administrateur a accès à tous les exports de ce guide.
Rapports
Ouvrez n'importe quel rapport depuis Reporting > All reports, choisissez les dates et les options, puis cliquez sur Export : PDF, Excel ou Google Sheets. Les rapports enregistrés dans les onglets Custom, Drafts, Published ou Archived s'exportent directement depuis la liste, avec l'icône de menu à côté du nom.
Deux détails : les fichiers Excel de rapports contenant des formules peuvent afficher 0,00 tant que vous n'avez pas cliqué sur Activer la modification dans Excel. Et l'export vers Google Sheets connecte votre Google Drive à Xero ; vous pouvez retirer cette connexion plus tard depuis votre compte Google.
Factures clients et fournisseurs
Pour les factures clients, allez dans Sales > Invoices, choisissez un onglet de statut, filtrez par date si besoin et cliquez sur Export. Pour les factures fournisseurs, allez dans Purchases > Bills, icône de menu à côté de New Bill > Export bills. Les avoirs, les acomptes (prepayments) et les trop-perçus (overpayments) s'exportent de la même façon.
- 500 par export. Chaque export contient au maximum 500 transactions. Au-delà, exportez par lots, en séparant par statut ou par période.
- Une ligne CSV par ligne de facture. Le CSV suit le format d'import de Xero : une facture de trois lignes occupe trois lignes du fichier.
- Les modèles de factures récurrentes (repeating invoices) ne s'exportent pas.
Si vous voulez une liste lisible plutôt qu'un fichier d'import, les rapports Receivable Invoice Detail et Payable Invoice Detail s'exportent en PDF, Excel ou Google Sheets.
Contacts
Allez dans Contacts, choisissez un groupe comme Customers ou Suppliers, cliquez sur l'icône de menu en haut à droite et choisissez Export. Le CSV a les mêmes colonnes que le modèle d'import des contacts. Le groupe Employees ne s'exporte pas ; si vous exportez depuis ce groupe, vous obtenez tous les contacts sauf les salariés.
Plan comptable, produits et immobilisations
- Plan comptable : depuis Accounting > Chart of accounts, export en CSV.
- Produits et services : Sales > Products and services > Export, en CSV ou PDF. Les filtres (actifs, archivés, suivis en stock) s'appliquent au CSV.
- Immobilisations : Accounting > Fixed assets, icône de menu > Export. Réservé aux administrateurs. L'export contient toujours le registre complet, y compris les immobilisations cédées, même si vous avez filtré la liste.
Opérations bancaires
Xero n'a pas d'export groupé des relevés bancaires à proprement parler. Deux méthodes couvrent presque tout :
- Toutes les opérations bancaires : lancez le rapport Account Transactions filtré sur vos comptes bancaires, puis exportez-le.
- Lignes non rapprochées : Accounting > Bank accounts, icône de menu > Uncoded statement lines, choisissez le compte et les dates, puis exportez en PDF ou CSV.
Toutes les écritures : le grand livre
Pour la liste complète des transactions, Xero recommande le rapport Account Transactions. Si l'organisation utilise plusieurs devises, ajoutez les colonnes en devise étrangère. All reports propose aussi General Ledger Summary, General Ledger Detail et Journal Report.
Si vous migrez votre comptabilité vers un autre logiciel, les administrateurs peuvent utiliser Accounting > Accounting settings > Export accounting data : vous choisissez le logiciel cible et la période, et Xero génère un fichier au format de ce logiciel, par exemple TXT, CSV ou MYE.
Paie
Les rapports de paie ont leur propre menu Export. Les données d'un salarié (informations d'emploi, impôts et retraite) se téléchargent en CSV depuis Payroll > Employees, un salarié à la fois. Le reste dépend du module de paie de votre pays. Pour un historique annuel, Xero suggère le rapport Pay Run by Employee.
Devis et bons de commande
Aucun des deux n'a de bouton d'export. Pour les devis, des membres de l'équipe Xero ont suggéré sur leur forum Product Ideas d'utiliser le rapport Receivable Invoice Detail avec l'option des détails de devis activée, puis de l'exporter.
Si vous quittez Xero : quoi exporter
Xero sauvegarde vos données, mais précise que la conservation de vos propres archives relève de votre responsabilité. Pour garder une copie complète avant de résilier, Xero recommande d'exporter :
- Le plan comptable, les contacts, les factures clients et fournisseurs et le registre des immobilisations
- Le Balance Sheet et le Profit and Loss de chaque exercice
- Le Trial Balance, y compris pour les périodes précédentes
- Account Transactions (toutes les transactions)
- Receivable Invoice Detail et Payable Invoice Detail
- Les déclarations de TVA (ou de taxes sur les ventes) de chaque période déclarée
- Pay Run by Employee pour chaque année, Fixed Asset Reconciliation, Inventory Item List et Bank Reconciliation
Les abonnements payants ont un préavis d'un mois à la résiliation : ce mois vous est facturé et vous gardez l'accès jusqu'à sa fin.
JSON, bases de données SQL et l'API Xero
Aucun export dans Xero ne produit de JSON, et il n'y a pas d'export direct vers PostgreSQL, MySQL ou SQL Server. Pour cela, il faut passer par l'API Xero, qui renvoie du JSON si vous envoyez l'en-tête Accept: application/json (l'Accounting API répond en XML par défaut). Enregistrez une application sur developer.xero.com, connectez-la à votre organisation avec OAuth 2.0 et appelez les endpoints dont vous avez besoin (factures, contacts, opérations bancaires, rapports) pour enregistrer les résultats dans des fichiers ou une base de données.
Tenez compte des limites : 60 appels par minute et par organisation (5 au maximum en même temps) et un plafond quotidien par organisation de 1 000 appels sur le niveau développeur gratuit Starter, ou 5 000 sur les niveaux payants. Si vous préférez ne pas programmer ni maintenir la synchronisation vous-même, plusieurs applications du Xero App Store copient régulièrement les données de Xero vers une base de données ou un outil de BI ; vérifiez quelles bases de données chacune prend en charge.
Exporter les mêmes rapports chaque mois
Tous les exports ci-dessus sont manuels. Xero ne sait pas encore envoyer un rapport par e-mail de façon programmée ; la demande est marquée « In discovery » sur le forum Product Ideas de Xero. Si vous exportez les mêmes rapports chaque semaine ou chaque mois, Reportpost peut les envoyer automatiquement par e-mail en PDF, Excel ou CSV : compte de résultat, bilan, balance générale, balances âgées clients et fournisseurs, factures clients et fournisseurs impayées, synthèse bancaire et plus. L'application est en anglais ; vous pouvez essayer la démo sans connecter Xero.
Ce guide existe aussi en anglais, avec des liens vers des guides sur Excel, Power BI et OneDrive.